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"Introduire cette Newsletter dans la période tragique que traverse le monde est bien compliquée. La crise sanitaire a bouleversé tous les modèles. Alors peut-on parler de résilience ? Peut-être ne reviendrons-nous jamais à la situation d’avant.
Le fonctionnement de l’administration publique a aussi été mis à mal. Pourtant, assurer la continuité du service public est une priorité pour lutter contre la pandémie, atténuer les effets sociaux engendrés, et faciliter la vie quotidienne de chaque citoyen. Dès le début de la crise, le Syndicat Mixte COGITIS s’est mis en ordre de marche pour aider ses adhérents et les autres collectivités qui nous ont sollicités. Nous sommes intervenus dans différents domaines pour aider à la mise en place d’infrastructures de télétravail, aider au déploiement de nombreux ordinateurs pour nos adhérents et dans les collèges ou pour assister les agents des collectivités, faire fonctionner les systèmes d’information à distance….
Très tôt COGITIS a mis en place un plan de continuité d’activité qui existait déjà mais qu’il a fallu adapter.
Grâce à la synergie qui s’est opérée très rapidement avec nos adhérents, nous avons pu mettre les personnels en protection tout en maintenant les services opérationnels.
La crise n’est pas finie, mais c’est bien notre vocation de vous aider à assurer vos missions de service public. Les collaborateurs de COGITIS sont pleinement investis et fiers d’être présents à vos côtés. Le numérique sera encore plus présent dans notre quotidien personnel et professionnel, alors utilisons le bien !"
Pierre Bouldoire,
Président de COGITIS,
Premier vice-président du conseil départemental de l'Hérault
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Crise sanitaire et continuité du service public : le télétravail largement déployé au sein des collectivités adhérentes de COGITIS |
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Durant la période de confinement de cette crise sanitaire, COGITIS s’est mobilisé pour aider ses adhérents à mettre en oeuvre la continuité du service public.
En étroite collaboration avec toutes les équipes, nous avons accompagné la mise en place du télétravail des agents des départements de l’Aude, de l’Hérault, du Jura et de l’EID :
- déploiement de 500 postes informatiques et près de 400 portables pour permettre le travail à distance de plus de 2 000 agents ;
- mise en place d’infrastructures techniques supplémentaires et sécurisées (serveurs d’accès, montée en débit de liaisons internet,…) ;
- mise en oeuvre d’outils pour simplifier les processus des collectivités (gestion des absences, signature électronique généralisée aux directions,…) ;
- mise à disposition de solutions de visioconférence et audioconférence pour faciliter le travail collaboratif ;
- publication de tutos vidéos et guides utilisateurs sur le fonctionnement des outils en télétravail.
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Notre centre d'appel mutualisé a poursuivi son activité pour dépanner au plus vite les travailleurs à distance. Plus de 4 300 demandes d’assistance ont été enregistrées sur cette période, soit 10% de plus qu’habituellement.
Pour faciliter « l’école à la maison », 250 postes ont été préparés pour les collégiens de l’Aude. Dans l’Hérault, plus de 600 postes neufs ont été distribués.
Nous avons aussi répondu aux sollicitations des communes, comme Causse de la Selle, qui a mis en place un service en ligne de courses alimentaires pour ses administrés.
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Vers une reprise progressive des activités |
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Depuis le 11 mai, les équipes COGITIS sont mobilisées pour accompagner les collectivités à la reprise progressive des activités. Le télétravail reste privilégié pour la grande majorité de nos collaborateurs, certains continuant leurs interventions sur site afin de répondre à vos besoins. Nous adaptons notre organisation et nos activités en fonction de votre situation, pour assurer au mieux le traitement de vos demandes.
Nos locaux ont réouvert début juin. Nous avons mis en place les mesures sanitaires nécessaires pour vous accueillir en toute sécurité.
Parce que la santé de vos agents comme de nos équipes est une priorité, nous veillons au respect des consignes gouvernementales et restons vigilant sur l’évolution de la situation.
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Etat d’urgence sanitaire : les contrats de la commande publique ont aussi leurs mesures d’adaptation |
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L’ordonnance n° 2020-319 du 26 mars porte diverses mesures d'adaptation des règles de passation, de procédure ou d’exécution des contrats soumis au code de la commande publique, durant la période d’état d’urgence sanitaire :
- Prolongation des délais de réponse d’une durée suffisante ;
- Prolongation des contrats par avenant pour la période d’état d’urgence ;
- Possibilité de conclure un marché de substitution avec un tiers ;
- Pas de sanction contractuelle contre les prestataires en difficulté ;
- Possibilité de porter le montant de l’avance au taux de 60% ;
- Indemnisation des dépenses engagées en cas de résiliation du marché.
Cette ordonnance concerne tous les contrats de la commande publique, publics ou privés.
L’application de l’ordonnance est limitée aux contrats en cours et à ceux conclus entre le 12 mars 2020 et jusqu’à 2 mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire, soit le 24 juillet 2020.
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Virtualisation des postes de travail : quels avantages pour votre collectivité ? |
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Aujourd’hui, la question de virtualiser les serveurs ne se pose plus, alors pourquoi pas vos postes de travail ?
Il existe des solutions techniques simples et fiables, à un prix raisonnable, comme la virtualisation de session. Plusieurs éditeurs la proposent. Il s’agit d’exécuter plusieurs sessions sur un même serveur pour autant d’utilisateurs. Chaque utilisateur ouvre à distance via le réseau une session sur le serveur, comme il ouvrirait une session localement sur un poste de travail physique, avec son identifiant et son mot de passe Windows. A la place de son poste physique, il utilise un équipement de très petite taille (client léger) sur lequel sont connectés clavier, souris, écran et câble réseau.
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La virtualisation des postes est adaptée au télétravail. En la complétant par un dispositif de sécurité adéquat, elle permet depuis un poste personnel d’accéder à son poste virtuel par internet et donc de retrouver exactement le même environnement de travail.
Cette solution présente de nombreux avantages :
- Solution centralisée des postes virtuels facilitant l’exploitation,
- Installation rapide des applications dans les postes virtuels (on installe 1 fois, on exécute n fois),
- Déploiement très rapide de postes virtuels,
- Temps de réponse des applications supérieurs aux postes physiques (aucune donnée ne transite sur le réseau, seul le déport d’affichage transite sur le réseau),
- Solution particulièrement adaptée aux postes des sites extérieurs,
- Augmentation du niveau de sécurité,
- Réduction des coûts.
Pour faciliter le télétravail des agents dans le contexte de crise sanitaire, COGITIS a déployé des solutions de virtualisation des postes auprès des départements de l’Aude, du Jura et de l’EID Méditerranée. Vous aussi, faites appel à nous pour être conseillé sur la solution la plus adaptée pour votre collectivité.
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Sécurité des postes de travail mobiles : sensibilisez vos agents ! |
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La sécurité numérique est l’affaire de tous et la responsabilité de chacun. |
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La pandémie Covid-19 n’est pas favorable à la diminution du nombre d’attaques ou de la cybercriminalité sur les systèmes d'information (SI) des entreprises et des établissements publics en France, bien au contraire.
Avec la mobilité et le télétravail, le niveau de protection baisse considérablement, les postes de travail n’étant plus protégés par les dispositifs de sécurité des réseaux de la collectivité, tout en restant connectés aux ressources (messageries, gestionnaires de fichiers, applications). Ils deviennent un élément critique dans la chaîne de communication avec le SI.
Nous vous recommandons vivement de sensibiliser vos agents pour qu’ils vérifient de manière régulière et récurrente l’état de santé de leurs postes de travail. L’application des mises à jour des systèmes d’exploitation et des signatures des antivirus, ainsi que l'activation des pare-feux personnels restent souvent le seul rempart face à internet et aux échanges numériques de manière globale.
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Dématérialisation des bulletins de paie : COGITIS enrichit son offre de services ! |
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COGITIS vient de se doter d’une solution de dématérialisation des bulletins de paie. Cette solution est agréée SIAF et répond aux normes NFZ-42- 020 (coffre-fort numérique) et NFZ42-025 (traitement des bulletins de paie). Chaque collaborateur recevra désormais son bulletin de paie dans son coffre-fort numérisé personnel. Il pourra y stocker tout type de document de son choix, jusqu’à concurrence de 10 Go !
Cette solution, indépendante des logiciels métiers, sera rapidement proposée à nos adhérents et à toutes les collectivités. La mutualisation permet de diminuer les coûts unitaires de la dématérialisation en fonction du volume.
Vous souhaitez plus de renseignements ?
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Préparer le monde de demain avec l’Open Data |
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Chapitre 1 : la découverte |
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Face à la pandémie du Covid-19, les responsables politiques se sont organisés en urgence pour apporter soutien et protection aux citoyens. Alors que des initiatives se font jour pour penser les relations du monde de demain, l’Open Data a déjà été utilisé pour aider les citoyens confinés en proposant des données pratiques.
Cette nouvelle utilisation de l’Open Data dans ces circonstances exceptionnelles nous incite à vous proposer une série d’articles sur l’Open Data abordant la réutilisation des données, les définitions générales et techniques, la législation et la réglementation.
Dans ce premier chapitre "La découverte", découvrez comment l'Open Data est devenu un outil majeur de suivi de la pandémie et quels sont les enjeux de l'Open Data pour les collectivités.
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La grande étude Déclic - Les opérateurs publics de services numériques, moteurs de la transformation numérique des territoires |
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COGITIS est adhérent de Déclic, association nationale créée en 2005 pour permettre les échanges de bonnes pratiques entre les Opérateurs Publics de Services Numériques (OPSN).
Pendant plusieurs mois, les cabinets Alrig Conseil et Infhotep ont mené pour Déclic une étude co-financée par la Banque des Territoires, pour comprendre et mesurer l’impact de la mutualisation territoriale du numérique et la maturité du numérique dans les collectivités.
1 850 collectivités et établissements publics en France ont répondu à cette enquête en ligne (vous en faites peut-être partie !). En parallèle des entretiens ont été menés auprès des OPSN (dont COGITIS), d’institutions nationales partenaires, ainsi que des principaux éditeurs de logiciels métier.
Découvrez cette étude, téléchargez l’essentiel et l’infographie :
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